Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan
fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan
dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana
informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak
tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan
rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi
dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota
korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana
itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan
kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan
banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan
baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan
dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja
sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa
rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara
serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika
seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan,
meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun
rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan
kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan
mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat
mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar
yang digunakan dalam fungsi selanjutnya,
yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah
proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,
manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain
keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan
adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar-dasar dan nilai yang menjadi
inti dari keberhasilan sebuah manajemen.
Menurut Henry Fayol.
seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya
bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan
kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Prinsip - prinsip umum
manajemen menurut Henry Fayol terdiri
dari.
Pembagian kerja harus disesuaikan
dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh
karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place.
Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukanemosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.
Dengan adanya prinsip orang
yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan
memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja
yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam
pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan
dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang
berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan
menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.
Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk
melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti
pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap
pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan
wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula
pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.
Tanggung jawab terbesar terletak
pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi
terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah
manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai
keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.
Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang
menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila
wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh
karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya
sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai dengan
wewenang yang ada padanya.
Dalam
melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah
sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu
kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang
diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan
akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.
Dalam
melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju
sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan
pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja
bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang
berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat
wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui
batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan
kesatuan pengarahan (unity of directiion)
tidak dapat terlepas dari pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab,
disiplin, serta kesatuan perintah.
Setiap karyawan harus mengabdikan
kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan
suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar
sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
Setiap karyawan dapat
mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki
kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada
berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan
pribadi kepada kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap karyawan
merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.
Gaji atau
upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran
dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit
berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan
ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian
harus dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem
penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan
kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar.
Prinsip more pay for more prestige (upah lebih untuk prestasi lebih),
dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila
ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan
menimbulkan tindakan tidak disiplin.
Pemusatan
wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan.
Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi
atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan
wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab.
Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)
Pembagian kerja menimbulkan adanya
atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan
menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada
manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini,
maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab
dan dari siapa ia mendapat perintah.
Ketertiban
dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak
ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam
suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun
bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan
disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.
Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait denganmoral karyawan
dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari
atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan
jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan
keadilan dan kejujuran pada bawahannya.
Dalam setiap kegiatan kestabilan
karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan
lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan
adanya ketertiban dalam kegiatan.
Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan
pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran
yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.
Prakarsa
timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa
menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian
pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak,
perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap
prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif)
mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh
penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu
langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak
akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.
Setiap
karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan
sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan
lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti
bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer
yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan
manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan
dalam korp) dan membawa bencana
Konsep pembagian tenaga
kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota
organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah
langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan
pada individu tertentu
Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga
Kerja
Keuntungan :
- Pekerja
berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas
tertentu meningkat
- Tenaga
kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain
- Pekerja
memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan
efisien
- Pekerja
hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan
proses keseluruhan produk
Kerugian :
- Pembagian
kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan
variabel manusia
- Kerja
yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan
berakibat tingkat produksi menurun
Wewenang adalah hak
untuk melaksanakan atau memerintah. Wewenang memungkinkan pemegangnya bertindak
dengan cara tertentu dan mempengaruhi secara langsung tindakan orang lain
melalui perintah yang dikeluarkan
Wewenang didefinisikan sebagai karakter
komunikasi dengan mana ia diterima oleh individu sebagai penentuan tindakan
yang akan diambil oleh individu dalam sistem.
Barnard
menunjukkan bahwa wewenang hanya akan diterima jika :
- Individu
bisa mengerti perintah yang dikomunikasikan
- Individu
percaya perintah itu konsisten untuk tujuan organisasi
- Individu
melihat perintah itu sesuai kepentingan pribadinya
- Individu
secara fisik dan mental mampu menyesuaikan diri dengan perintah tersebut.
Menurut Chester Barnard akan makin banyak perintah manajer yang diterima
dalam jangka panjang jika :
- Saluran
formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota
organisasi
- Tiap
anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana
dia menerima perintah
- Lini
komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung
- Rantai
komando yang lengkap
- Manajer
memiliki keterampilan komunikasi yang memadai
- Manajer
menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional
- Suatu
perintah secara otentik memang berasal dari manajer
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar